多媒体会议室设备的安全问题涉及设计、制造、安装调试、验收、操作与使用、维护保养、会议室管理制度等方方面面，任何一个环节处理不当，都可能发生与安全相关的机械设备事故或人身安全事故。由于中国会议室建设发展迅猛，标准及规章制度建设相对滞后，国人思想认识不足，行业内技术标准特别是管理标准缺乏，规程规范不全，具体的操作程序涵盖面不广，已经成为制约中国演艺事业安全发展的主要因素。业内专家早已把会议室管理当成保证多媒体会议室设备安全的重要措施和保障，并且呼吁业内各个部门、会议室、设计单位、设备制造单位、施工安装单位、验收单位等建立起系统、完善的管理制度，从而确保多媒体会议室设备设备在全寿命期内的使用安全。多媒体会议室设备设备及设施的会议室管理制度是保证会议室持续安全经营演出的一系列规范体系，也是保证多媒体会议室设备设备安全运行的基础体系。管理是安全，管理也是生产力，业内人员应给予极大关注和重视。
1.标准、规范、制度建设
1.1制度化管理
制度是有关单位和部门制订的、要求所属人员共同遵守的准则，是企事业单位对某项具体工作、具体事项制订的必须遵守的行为规范，其制订者和发布者是机关团体、企事业单位及其部门。
以制度、规范为基本手段，协调企事业组织内部集体协作行为的管理方式，就是制度化管理。制度化管理的实质是以科学的理念确定制度、规范，作为组织协作行为的基本机制，主要依靠独立于个人的、科学合理的理性权威实行管理。制度化管理有以下主要特征：
按劳动分工确定每个岗位的权力和责任并形成制度；
按机构、层次、权力大小的不同，确定其地位，形成一个有序的指挥链或等级，并以制度的形式巩固下来；
以文字规定职位特性以及职位人员的素质、能力等，并通过正式途径来挑选职位成员；
企业的所有权与管理权是分离的；
实施管理时因事设人，每个管理者有执行相应职能的必要权力，但所拥有的权力要受到严格的限制；
管理者的职务就是管理者的职业，他只忠于职守，而不是忠于某个人。
制度化管理的实质，就是依靠由制度规范体系构建的、具有客观性的管理机制进行管理。制度化管理具有科学性、客观性、规范性和稳定性。
1.2标准和规范
1.2.1 标准和标准化
国家标准GB3935.1《标准化和有关领域的通用术语 第一部分：基本术语》对标准的定义给出的解释是：“为在一定的范围内获得最佳秩序，对活动或其结果规定共同的和重复使用的规则、导则或特性的文件，该文件经协商一致制定并经一个公认机构批准。文件以科学、技术和实践经验的综合成果为基础，以促进最佳社会效益为目的”。
为在一定的范围内获得最佳秩序和最佳社会效益，对实际的或潜在的问题制定共同的和重复使用的规则的一系列活动，称为标准化。在经济、技术、科学和管理等各种社会实践中，通过标准的实施获得最佳秩序和社会效益的结果。标准化的实质是通过制定、发布和实施标准，达到工作实施的统一；标准化的目的是获得最佳秩序和社会效益。
在标准化工作中几个经常遇见的词语及其简要解释如下：
规范：一般是在工、农业生产和工程建设中，对设计、施工、制造、检验等技术事项所做的一系列规定；规程：指生产单位或科研机构为了保证质量，使工作、试验、生产按程序进行而制订的一些具体规定，是对作业、安装、鉴定、安全、管理等技术要求和实施程
序所作的统一规定。
工作程序：对生产和业务工作的顺序、内容和要达到的要求所作的规定称为工作程序。工作程序标准是工作标准的一种，其目的是使工作条理化、标准化和规范化，以求得最佳工作秩序、工作质量和工作效率。操作程序（SOP，即Standard Operation Procedure）：即标准作业程序，就是将某一事件的标准操作步骤和要求
以统一的格式描述出来，用来指导和规范日常的作业。它是经过不断实践总结，将相关操作步骤进行细化、量化和优化，是在正常条件下大家都能理解又不会产生歧义的操作步骤。操作程序侧重的是过程而不是结果。标准、规范、规程、工作程序和操作程序都是标准的一种表现形式，习惯上统称为标准，只有针对具体对象才能加以区别。当针对产品、方法、符号、概念等基础标准时，一般采用“标准”，如《土工试验方法标准》、《道路工程标准》、《建筑抗震鉴定标准》等；当针对工程勘察、规划、设计、施工等通用的技术事项做出规定时，一般采用“规范”，如：《建筑设计防火规范》、《民用建筑电气设计规范》、《砌体工程施工及验收规范》、《会议室建筑设计规范》等；当针对操作、工艺、管理等技术要求时，一般采用规程，如：《钢筋气压焊接规程》、《建筑安装工程工艺及操作规程》等。当涉及到某一工艺操作的具体事项、步骤和方法时，一般称为操作程序，如《自动控制系统开停机操作程序》、《主会议室升降台操作程序》等。工程建设标准化工作中，目前尚没有进一步规范或统一这些术语使用的要求。
1.2.2 技术标准
对标准化领域中需要协调统一的技术事项所制定的标准，称为技术标准。它是从事生产、建设及商品流通的一种共同遵守的技术依据。技术标准的分类方法很多，按标准化对象特征和作用，可分为基础标准、产品标准、工艺标准、方法标准、安全卫生与环境保护标准等；按标准化对象在生产流程中的作用，可分为零部件标准、原材料与毛坯标准、工装标准、设备维修保养标准及检验标准等；按标准的强制程度，可分为强制性与推荐性标准；按标准的适用范围，又可分为国家标准、行业标准和企业标准等。
技术标准的发展与科学技术的进步密不可分。技术标准以科学、技术和实践经验的综合成果为基础，在一定的条件下，科技研发的成果通过一定的途径转化为技术标准；通过技术标准的实施和运用，转化为生产力。在此过程中，市场的信息反馈又促进技术标准的修订、改进和科技研发，从而促进技术标准和科技的发展。
由此可知：技术标准的出现和发展以科技进步为前提，技术标准及标准化的发展与科技进步互相促进，技术标准发展水平与科技进步成果的转化水平，密切相关又是有机的整体。
2.多媒体会议室设备设备和设施管理应建立的基本规范、规程
为确保会议室演出与多媒体会议室设备设备的安全运行，会议室管理者需根据国家或行业相关法律法规，结合会议室管理运行及演出的实践和特点，建立一套科学有效的多媒体会议室设备设备和设施管理制度、操作规程和工作程序，促使会议室机械设备和设施的使用管理逐步制度化、规范化，有效保证机械设备、设施和演出的安全。以下内容是一些应有的主要、常用的基本管理规范和规程，各会议室应根据自己的实际情况和条件制订适合自己的规章、制度，实际使用的规章、制度则不限于这些。
（1）管理制度：
会议管理制度；
会议室空间管理制度；
进场、装台、排练、演出、撤场管理制度；
设备运行管理制度；
控制室及机房管理制度；
临时用电安装管理制度；
防火安全管理制度；
进入会议室人员管理制度；
设备维护保养管理制度；
会议室技术人员培训管理制度；
档案资料管理制度等。
（2）规范及程序：
机械设备维护规范；
会议室地板保护规范；
库房管理规范；
控制室管理规范；
控制柜机房管理规范；
控制台（含总控制台、流动控制台、悬吊控制台等）操作程序；
单项设备操作程序；
单项设备就地操作盘（维修开关）操作程序；
单项设备设备故障检查和处理程序；
机械设备巡检程序；
单项设备维护操作程序；
设备事故急停处理程序；
设备技术参数调整程序；
设备载荷试验程序；
控制柜检修工作程序；
单项设备技术参数调整工作程序；
设备标准零部件更换程序等。
3.坚持不懈搞好制度化管理的实施
实践证明，制度化管理是现代企业管理的重要组成部分，也是行之有效的管理手段。因为它具有稳定性、连续性的特征，它不因领导人的变更而变更，也不会随领导人的看法或注意力的变化而变化，是“靠得住”的管理办法。在创建和实施制度化管理的过程中，下述事项应该注意：
在建立具体的规章、制度时，必须充分考虑其可行性、可靠性和可操作性。要结合本会议室的实际情况和传统，要获得大多数员工的认同和支持，便于推行和实施。规章制度不是越多越好，关键是规章、制度是否可行，是否有可操作性。
在实施过程中，必须维护规章、制度的权威和尊严。规章、制度是理论的总结，是长期探索和实践的总结，是员工必须遵守的行为准则。要公正、公平、公开地实施规章制度，不搞特殊化，制度面前人人平等。
规章制度贵在实行，必须严肃规章制度的实施。令行则治、则兴，令弛则乱、则衰。对任何不遵守制度的现象，必须要按制度的规定处理，制度才能落实，才能发挥和实现制度的作用。
加强员工的制度学习，明确制度规定的要求，提高遵守制度的自觉性，增强按制度办事、按程序办事的意识。
强化创新理念，防止制度僵化。制度要随社会的发展和情况的变化，实时修改和调整，以满足新形势、新情况的需要。